Interne audits bij PDA: jaarlijks twee vriendelijke reminders over de vloer

Een verrassingsaanval op praktijken óf een aangekondigde interne audit? PDA kiest voor het tweede. We willen beoordelen, niet veroordelen. Dat is de gedachte erachter. Rutger Sonneveld, Quality & Safety Manager bij PDA, ziet dat die aanpak een positief effect heeft. Hoe gaat zo’n interne audit eraan toe en wat levert het op? Je leest het in dit kwaliteitsblog.

In het eerste deel van deze tweedelige blogreeks gingen we in op het idee achter een interne audit, wat PDA er precies onder verstaat en welke plek deze audit heeft binnen het totale kwaliteitsbeleid. In dit tweede deel gaan we dieper in op de praktische kant: hoe verloopt zo’n audit en wat levert het praktijken op?

In duo’s op onderzoek uit

Eén keer in de twee maanden gaan ze gemiddeld op pad, de auditoren van PDA. Inmiddels staat het aantal intern opgeleide praktijkmanagers met een dubbelfunctie op zes. En na de zomer volgen er waarschijnlijk meer enthousiaste auditors. Zij bezoeken in duo’s de praktijken, want met twee paar ogen zie je nu eenmaal meer. Daarbij: je weet samen ook meer. En natuurlijk is alles na te zoeken in de documentatie op de laptop, maar de één heeft nu eenmaal meer met het thema infectiepreventie of inrichting en de ander met personeel. Een duo vult elkaar mooi aan.

Géén vinkjes

Hoe gaat zo’n interne audit precies in zijn werk? Het begint met een introductie. Gewoon een gezellig gesprek met koffie en thee erbij. Daarna volgt een uitgebreide rondleiding, waarbij de auditoren de checklist in het achterhoofd houden. Ze zetten niet direct de vinkjes, de checklist vullen zij erna in. Daarin beoordelen zij op infectiepreventie, maar ook op andere thema’s.

Proef op de som

Na die beoordeling is het niet afgelopen. Dan komt juist het belangrijkste. De adviezen om de kwaliteit op een nog hoger niveau te krijgen. Want dat eindresultaat is tenslotte de reden waarom Rutger die audits heeft opgezet. Zo’n advies kan bijvoorbeeld zijn om medische (goed afneembare) toetsenborden en muizen aan te schaffen. Er zijn al veel praktijken die deze hebben en dus weten welke fijn in gebruik zijn. Rutger vraagt de vaste leverancier om een proefset van zo’n variant, zodat de gecontroleerde praktijk kan testen of het voor hen ook werkt. Op deze manier krijgt een audit altijd heel praktisch opvolging.

Interne audit als vriendelijke reminder

De interne audits hebben ook een merkbaar leereffect. Door het jaar heen besteedt PDA aandacht aan alle thema’s die tijdens deze audit aan bod komen. Hoe meer leermomenten, hoe meer bewustzijn. En dat wordt nog versterkt doordat de audits aangekondigd zijn. Praktijken ontvangen de precieze datum, de checklist waarop we controleren en het handboek waarin zij alle richtlijnen kunnen vinden. Geen verrassingsaanval dus, maar een vriendelijke reminder. 

Over Rutger

Rutger Sonneveld is Quality & Safety Manager bij Prime Dental Alliance. Hij is met de legoblokjes ‘onder de stoel’ grootgebracht, studeerde twee jaar Tandheelkunde en stapte over naar Gezondheidswetenschappen. Vervolgens is hij in Nijmegen gepromoveerd op een onderzoek naar de beoordeling van de kwaliteit van tandartspraktijken. Rutger heeft veel ervaring als zorgadviseur. Hij spreekt de taal van de tandarts als geen ander en houdt het niveau van de kwaliteit en veiligheid binnen de PDA-praktijken zeer hoog.