Aan kwaliteitseisen moet je nu eenmaal voldoen als tandarts- of orthodontiepraktijk of tandtechnisch lab. Dat betekent niet dat het een vervelend moetje hoeft te zijn. Dat vindt Rutger Sonneveld, Corporate Quality & Safety Manager bij PDA. Hij vertelt hoe PDA praktijken op een positieve manier helpt te voldoen aan de wettelijke kwaliteitsnormen. Met onder meer een team van interne auditors: door Rutger opgeleide praktijkmanagers.

Over dit thema raakt Rutger uit enthousiasme bijna niet uitgepraat, overigens één van de redenen dat interne audits zo goed bevallen. Dat enthousiasme is ook de reden dat we over het onderwerp twee blogs schrijven. In dit eerste deel: wat houdt zo’n interne audit precies in en welke plek heeft het binnen het totale kwaliteitsbeleid? In deel 2 gaan we dieper in op de praktische kant: hoe verloopt zo’n audit en wat levert het praktijken op?

Interne audit: serieus en laagdrempelig tegelijk

Onder een interne audit verstaan we bij PDA een bezoek van twee collega-auditors, praktijkmanagers uit andere praktijken van PDA. Deze collega’s zijn door Rutger opgeleid om bij andere praktijken te beoordelen hoe het ervoor staat met de kwaliteit. Tijdens de audit doen zij een check op allerlei thema’s: van infectiepreventie en radiologie tot het patiëntendossier.

Daar blijft het niet bij. Zij geven ook advies en tips over vervolgstappen en weten binnen PDA de juiste persoon in te schakelen om eventuele praktische aspecten daarvan op te pakken. Deze insteek is heel anders dan wanneer de inspectie zou langskomen. Het is een stuk laagdrempeliger, terwijl de actiepunten die eruit voortkomen ervoor zorgen dat de kwaliteit binnen een praktijk direct verder omhoog gaat.

Speciale in-company opleiding tot interne kwaliteitsauditor

Hoe wordt een praktijkmanager eigenlijk intern auditor? Rutger trekt een dagdeel uit voor hun in-company opleiding en verdeelt het programma in drie onderdelen:

1. Introductie over het proces van de audit

Wat voor informatie geef je praktijken vooraf, op welke onderwerpen ga je controleren? En hoe verloopt een audit?

2. Training over het ‘normenkader’

Meer de diepte in: waar toets je precíes op bij de verschillende onderwerpen en hoe verloopt dat proces per thema. Waar vind je de antwoorden op vragen van praktijken? Alles uit het hoofd leren is immers ondoenlijk.

3. Training in gesprekstechnieken

Hoe ga je om met iemand die zenuwachtig is, met iemand die alles wil vertellen of juist niet? Wat voor type vragen stel je en wanneer moet je doorvragen? Als iemand zegt: ‘We laten periodiek onze apparatuur controleren’ mag je bijvoorbeeld best vragen wat ’periodiek’ precies betekent. Laat die datumsticker maar zien!

Hoe zit het nu écht met de polo?

En dan het veld in, natuurlijk. De eerste keer gaat Rutger mee op pad, om de kersverse interne auditors de fijne kneepjes van het vak te leren. Als je een aantal audits hebt gedaan, ken je de checklist bij wijze van spreken uit je hoofd. En weet je het antwoord op de meestgestelde vraag: mogen we nu wél of niet een polo dragen als werkkleding? (Ja, dat mag!)

Onderdeel van het totale kwaliteitsbeleid

De interne audit staat niet op zichzelf. Het is de derde stap (en het begin van een cyclus) binnen het kwaliteitsbeleid. Voordat de praktijk zich bij PDA aansluit, gaat Rutger al langs voor een praktijk-due diligence. Maar om dán al nieuwsgierig alle lades te openen … Natuurlijk geeft dat eerste onderzoek een goed beeld, maar na de integratie komt er toch nóg een onderzoek. Waarin de vraag centraal staat: voldoet de praktijk aan de eisen die PDA stelt, aan de wettelijke eisen? Die audit doet Rutger zelf, om gelijk de werking van het kwaliteitsbeleid toe te lichten. Daarna wordt pas de interne audit ingepland, en wordt de praktijk opgenomen in de jaarlijkse cyclus.

Werkt die interne audit?

Zeker! Eerst werd een pilot gedraaid, op dezelfde manier als bij de implementatie van patiëntreviews in ons kwaliteitsbeleid . En daaruit bleek dat het supergoed werkt. Praktijkmanagers hebben vaak al veel over wet- en regelgeving rond kwaliteit en vinden het ook nog eens leuk om hun kennis te delen in een praktische audit. Zo werken we op een positieve, stimulerende manier aan kwaliteit van de bovenste plank.

Over Rutger

Rutger Sonneveld is Corporate Quality & Safety Manager bij Prime Dental Alliance. Hij is met de legoblokjes ‘onder de stoel’ grootgebracht, studeerde twee jaar Tandheelkunde en stapte over naar Gezondheidswetenschappen. Vervolgens is hij in Nijmegen gepromoveerd op een onderzoek naar de beoordeling van de kwaliteit van tandartspraktijken. Rutger heeft veel ervaring als zorgadviseur en -inkoper. Hij spreekt de taal van de tandarts als geen ander en houdt het niveau van de kwaliteit en veiligheid binnen de PDA-praktijken zeer hoog.